Vi har en tendens til at betragte FM systemer som det der kan redde os. Når vi har det implementeret, så har vi styr på det. Men ligesom alt andet IT, så er det ikke bare at ”sætte stikket i” og så er du flyvende. Markedet for FM systemer er stort, og det kan være svært at navigere i hvilken løsning – og hvilken leverandør man skal vælge. 

Der er ingen tvivl om at digitalisering er en betingelse for udviklingen af vores organisationer, og i kraft af IKT bekendtgørelsen, er der sat krav til den digitale aflevering af bygningen til driftsherren. Men på trods af det, har vi stadig huller i brugen af integrerede IT løsninger i driften. Set fra driftsherrens synspunkt, er markedet enormt og det er et ressourcekrævende projekt, at udvælge og ikke mindst, at implementere FM systemet.

Systemtyper - CAFM, CMMS eller IWMS?

Globalt findes der flere hundrede systemer, der defineres som IT-løsninger til FM. Flere af disse benytter sig af nogle forkortelser, der kan indikere systemernes styrker og svagheder. Nedenfor og på næste side forklarer vi, hvad der gemmer sig bag en række af begreberne. Det er vigtigt at understrege, at begreberne ikke er deciderede standarder, men de indikerer, hvor leverandørerne mener styrkerne i deres system ligger. Mange systemer er modulbaserede, og derfor vil det være muligt at kategorisere dem i flere af de nedenstående kategorier. Derudover kan systemtyperne tjene som indikatorer for, hvilke overordnede behov ens system skal møde.

Ticket Management
Et ticket management-system vil oftest være at finde i en kundeserviceafdeling eller en IT-supportfunktion. Der er ofte tale om simple systemer, hvis fokusområde vil være at besvare og løse henvendelser indsendt via mails. I FM-regi er det muligt at finde disse systemer og processer i intern service samt i eventuelle snitflader i forbindelse med processer, der involverer HR og IT. I næsten alle de øvrige systemtyper vil du kunne finde funktionaliteter fra ticket management-systemer.

CMMS (Computerised Maintenance Management System)
Denne type systemer vil være fokuseret på vedligeholdelsesarbejde og har især en styrke, når det kommer til planlagt vedligehold. CMMS-systemer tilbyder ofte en lang række af vedligeholdelsesworkflows, der inkluderer planlægning, dokumentation og anlægsregistrering. Kernen i systemet vil ofte være en datamodel, der indeholder assets, lokationer og evt. ressourcestyring.

CAFM (Computer Aided Facilities Management)
Denne type systemer kan ses som udvikling af CMMS og vil typisk kunne håndtere planlagt og reaktivt vedligeholdelse samt en række øvrige funktioner såsom lokalestyring, ressourcestyring og mange flere. Kernen i et CAFM-system vil ofte være sammenlignelig med CMMS-systemer, men der kan være begrænsninger ift. fleksibiliteten og dybden af systemet.

IWMS (Integrated Workplace Management System)
IWMS systemer er ofte de mest komplekse systemer, der i princippet indeholder alle funktionaliteter fra CMMS, CAFM men også moduler inden for økonomistyring, porteføljeforvaltning, space management og surveys. Nogle af de største leverandører definerer deres systemer som ERP-løsninger, hvilket understreger den høje kompleksitet, der kendetegner IWMS-systemer. 

Få overblik over hvad de forskellige systemer kan

Leverandørerne har hjulpet os med at give et overblik over hvad de forskellige systemer kan. Vi har samlet det hele i 1 ark, så du kan danne dig et overblik. Download arket her
 
Med venlig hilsen 

Karina Lykkegaard, DFM netværk og Michael Reumert, Basico

Design uden navn 12

Vil du vide mere?
Vores artikel arkiv indeholder en lang række artikler om FM systemer og digitaliseringen af FM
 
 

Artikel fra FM Update nr. 1/2018
Af: Karina Lykkegaard, DFM netværk

I de seneste år har du på DFM’s hjemmeside kunnet finde en oversigt over FM-systemer i Danmark. Og der er løbet meget vand i åen siden 2012. Dengang stiftede jeg første gang bekendtskab med FM-systemer, da jeg skulle stå for de store CAFM-messer, som foreningen arrangerede før i tiden.

FM-systemerne har måske i mange tilfælde de samme navne som for 6-7 år siden, men indholdet er i dag noget helt andet. DFM netværks direktør Svend Bie skriver i :DFM INDSIGT, at FM-systemer har vind i sejlene. Den konstante fremgang er sket samtidig med, at der i de seneste år er kommet et mere nuanceret syn på FM-systemerne. I takt med at der udvikles nye forretningsmodeller og FM-organisationerne ændrer sig, har måden man arbejder med FM-systemerne – og hvad man bruger dem til – også ændret sig.

Det kan du bl.a. blive klogere på i Kim Jacobsens artikel med overskriften ”Fm digitaliseringsstrategi – 3 fokusområder til Best Practice”, som du finder i dette magasin. Igennem årene har jeg bidt mærke i, at der er relativt få autentiske succeshistorier i forhold til valg og implementering af FM-systemer. Derfor igangsatte vi i DFM netværk et samarbejde med Basico, hvor vi ville danne os et overblik over systemerne og finde frem til ”den gode historie” iblandt driftsherrerne. Det viste sig hurtigt, at når snakken falder på FM-systemer, så skal man ikke starte med at diskutere hverken leverandør eller systemtype.

Enhver succesfuld rejse hen imod en succesfuld implementering starter helt enkelt sagt med at vide, hvad man vil have og hvad man skal bruge det til. Jo skarpere du er på, hvad du ønsker, jo bedre dialog får du med leverandørerne. Jo bedre dialog, jo mere sikkert er det, at du finder en af de leverandører, der ud fra en helhedsbetragtning kan levere det rigtige produkt. Jo mere virksomheden investerer i behovsafdækning, kompetenceafdækning og håndtering af de udfordringer der kommer når man begynder at ændre på processer og arbejdsgange – desto bedre. 

Foreningens formand, Mogens Kornbo skriver i sin leder: ”For at kunne varetage den fysiske ramme er det en af vores vigtigste opgaver at forstå præcis, hvordan disse mennesker oplever, bruger og forstår de fysiske rammer. Gør vi ikke det, kan vi ikke levere en succes.” Det falder rigtig godt i tråd med arbejdet med FM-systemerne, for man skal ikke vælge system for systemets skyld. Det skal kunne understøtte vores arbejdsprocesser og bidrage til, at FM ”leverer varen” og man skal ikke kun se på FM-systemerne med IT-briller på – man skal se helheden. 

Det har været en fantastisk rejse og samarbejdet med Basico har været spændende og lærerigt. Indtil videre har samarbejdet resulteret i 3 rapporter, som alle indeholder ”den gode historie” fra en række driftsherrer og andre, som arbejder med FM-systemer, gode råd og et overblik over FM-systemerne. De er tænkt som inspiration til, hvordan man kan gribe opgaven an med digitalisering af FM-organisationerne – uanset hvor man er henne i projektet. 

Rigtig god fornøjelse 

Karina Lykkegaard, DFM netværk